Modul 4: Att leda organisationens utvärdering och genomslagskraftsarbete

Att leda arbetet

Att leda utvärdering och genomslagskraft kan ske på olika nivåer. Det kan vara verksamhetsledarens roll att driva frågan i hela organisationen eller projektledarens ansvar då det kommer till enskilda projekt. Det är bra att komma överens om vem som ansvarar för vilken process i god tid för att arbetet ska ske systematiskt och så att rätt kompetens involveras i processen.

Tillämpa i praktiken

Upprätta en utvärderingsplan för er organisation eller ert projekt. Med hjälp av planen kan ni säkerställa att ni regelbundet får information om era aktiviteter. All information hjälper er att skapa en helhetsbild av verksamheten och dess effekter. Dessutom kan ni ha nytta av den i skapandet av verksamhetsplaner- och berättelser.

Det är viktigt att komma överens om de värderingar och principer som utvärderingsplanen grundar sig på. Vad är mervärdet med utvärderingarna och enligt vilka principer ska utvärderingarna genomföras? Definiera målsättningarna för utvärderingsplanen.

Fundera på:

• Vad ska mätas?
• Vilka mätverktyg ska användas?
• Vem samlar in informationen?
• Vad är processen för datainsamlingen?
• Under vilken tidsperiod samlas information in?
• Hur ofta och på vilket sätt analyseras den insamlade informationen?

Skapa en utvärderande inställning till ert arbete! Samla kontinuerligt in kunskap och observationer som bygger upp till en reflektion. Dela med er av kunskapen och relatera observationerna till etiska principer för utvärdering och diverse samhällsrelevanta fenomen som ni kan stöta på.

Utnyttja utvärderingsdata i beslutsfattandet, både i den dagliga verksamheten och i stora beslut samt styrelsens riktlinjer. Välgrundade beslut bygger på synliga och tillförlitliga data. Det är viktigt att tillämpa kritiskt tänkande och källkritik i processen.

Du som leder utvärdering eller genomslagskraft i organisationen

För att leda utvärdering och genomslagskraft krävs ett processledarskap som driver arbetet framåt, ser till att rätt saker utvärderas i förhållande till målsättningarna och att utvärderingen sker vid rätt tidpunkt. Den som leder arbetet behöver också se till att det görs tillräckliga analyser som kan utnyttjas när verksamheten formas så att den ska få genomslag. Det är dessutom viktigt att engagera medarbetare, deltagare och aktörer på flera olika nivåer för att få en nyanserad bild av helheten och förankra processen i organisationen. Ledarskapet behöver vara konsekvent och långsiktigt eftersom det kan ta en längre tid innan effekterna av verksamheten syns.

För att leda utvärdering och genomslagskraft behövs:

• någon som koordinerar helheten och involverar de rätta deltagarna
• information som grund för att fatta beslut och planera åtgärder
• förmåga att analysera information
• förmåga att forma verksamhet utgående från resultaten
• tålamod och samarbetsförmåga.

Planera processen

För att leda utvärdering kan det vara bra att ha en grundprocess som kan tillämpas på olika sätt beroende på utvärderingens syfte och på basen av hurdan slags utvärdering det handlar om. Ofta står verksamhets- och/eller organisationsutveckling i centrum för utvärderingen men det kan också finnas krav från finansiärer eller andra aktörer att utvärdera specifika frågor.

Skapa tydliga målsättningar. För att veta vad som ska utvärderas behövs tydliga målsättningar. De kan exempelvis vara kopplade till organisationens strategi eller vara formade för enskilda projekt. Det är viktigt att den som leder utvärderingen förstår målsättningarna som de ämnade och att de är förankrande bland relevanta aktörer.

Välj mätare. Välj mätare utifrån vad som ska mätas. I valet av mätare är det också viktigt att tänka på vilken information som behövs och de resurser som behöver finnas tillgängliga. Det gäller till exempel kompetens, tid, licenser eller finansiering. Utnyttja färdiga mätare som finns i organisationen eller som skapats av andra aktörer för att få jämförbar information.

Involvera och förankra. Vem behöver du involvera i arbetet för att kunna mäta det som har avsetts att mäta? På vilket sätt involverar du sakkunniga, medarbetare, frivilliga eller övriga deltagare i processen? Ju flera som deltar desto mer nyanserad bild får du, men det innebär också att processen kan bli längre. Fundera också på vilken slags informationsgång som krävs och vad är relevant att kommunicera om samt vem som ska kommunicera. Förankra verksamheten bland dem som berörs genast i början av processen.

Tidtabell och datainsamling. Skapa en realistisk tidtabell för arbetsprocessen och datainsamlingen. Kom ihåg att hantera personuppgifter varsamt och planera det på förhand. Lägg också upp en plan för var och hur materialet sparas, och när det ska raderas.

Genomgång och analys av resultatet. Bearbeta resultatet för att kunna skapa en analys av resultatet. Det kan vara bra att involvera flera i organisationen för att skapa en bredare bild av resultateten. Kom ihåg att dokumentera informationen så att den finns tillgänglig även senare.

Involvera och motivera

Att leda med information kräver också att man förstår den omgivning man verkar i. Organisationens verksamhet kan påverkas starkt av ideologi, vilket kan betyda att vissa frågeställningar kan uppröra men även engagera. Det är därför viktigt att relevanta personer blir hörda och sedda under processens gång. Eftersom verksamheten inom tredje sektorn ofta betonar gemenskap är det viktigt att skapa en god sammanhållning under utvärderingsprocessen.

Det är viktigt att försöka förhålla sig objektivt till utvärderingen och den information som man får för att utveckla verksamheten. Att utvärdera med ett färdigt svar i fickan leder inte till en tillförlitlig process eller genuin utveckling. Ibland kräver det en längre process att förankra förändringar som baserar sig på utvärderingar.

Engagemang och motivation som drivkrafter

För att få gehör för utvärderingsverksamheten och motivera till att göra det systematiskt krävs förståelse för:

• varför man utvärderar
• vad som utvärderas
• hur utvärderingen genomförs.

Att involvera flera deltagare och samarbetspartners medför också utmaningar kopplade till motivation och ledarskapet. Då alla inte har lika mycket tid, motivation och förutsättningar att delta i processen, är det viktigt att tänka på vilket stöd man kan erbjuda och vilka resurser det kräver av en själv.

Resursanvändning

Bristen på resurser (tid, kompetens, pengar) upplevs ofta som en utmaning för utvärderingen. Gott ledarskap innebär att utvärderingen är anpassad efter verksamhetens omfattning. Småskalig verksamhet behöver inte utvärderas lika omfattande som till exempel ett projekt som har en stor budget.

När man leder utvärdering är det avgörande att fundera på hur befintliga resurser och rutiner kan kombineras med en datainsamling. Det finns många standardiserade sätt att samla in information på. Exempel är automatiserade enkäter med färdiga mallar och gemensamma tabeller. Kom också ihåg att kontakta organisationer som arbetar med liknande verksamhet som ni för att få goda modeller, inspiration och skapa samarbeten.

Att leda genomslagskraft innebär också att säkerställa att utvärderingen är tillförlitlig. Metoderna för insamling, lagring, analys och spridning av utvärderingsdata måste vara tillförlitliga, trovärdiga och öppna. Här är systematik och enhetliga processer viktiga för att skapa goda målsättningar, välja metoder, samla in data och göra analyser samt samarbeta.

Det är viktigt att fortsätta utvärderingsarbetet efter den enskilda utvärderingen och framförallt kommunicera effekterna av utvärderingen. Vad sker nu? Vad kommer resultatet att ha för effekter på verksamheten? Behöver vi göra en ny utvärdering för att få jämförbara data och när i sådana fall?

Utvärderingsarbetet är en del av hela organisationens verksamhet och systematiskt upplagd kan den ge stor nytta för att forma verksamheten att vara relevant.

Reflektionsfrågor:

• Hur leds utvärderingen i er organisation eller för enskilda projekt?
• Finns det gemensamma principer för utvärderingen?
• På vilket sätt tillämpas utvärderingskunskapen i beslutsfattandet?