SFV:s dataskyddspolicy
Uppdaterad 22.3.2024
I denna dataskyddspolicy beskriver vi riktlinjerna och reglerna för hur Svenska folkskolans vänner (SFV) hanterar personupgifter. Denna policy gäller för hela vår verksamhet, men vi har också skrivit mera specifika dataskyddsbeskrivningar för olika aktiviter. De finns listade nedan.
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Namn, adressuppgifter, personnummer och digitala spår kan vara personuppgifter. Den person vars personuppgifter behandlas kallas i lagstifningen för registrerad.
SFV hanterar personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och god praxis. Vårt mål är att behandlingen av personuppgifter ska vara laglig, korrekt och öppen, för att skydda den registrerades rättigheter.
Centrala lagar för dataskydd är Dataskyddsförordningen (EU 2016/679) och Dataskyddslagen (1050/2018).
På basen av lag har de registerade bland annat rätt att:
- få information om behandlingen av sina personuppgifter
- få tillgång till sina uppgifter
- rätta sina uppgifter
- avlägsna sina uppgifter och bli glömd
- begränsa behandlingen av sina personuppgifter
- göra invändningar mot behandling av sina personuppgifter
- inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.
Vi informerar våra medarbetare, tjänsteleverantörer och personer som är i kontakt med oss om hur personuppgifterna skyddas. I sådana fall där SFV fungerar som personuppgiftsansvarig kan vi göra dataskyddsavtal med våra tjänsteleverantörer.
Enligt SFV:s stadgar ska SFV främja svenskt bildningsarbete i Finland genom att understöda utbildning och bibliotek, bevilja studieunderstöd samt stödja andra former av finlandssvenska bildnings- och kultursträvanden. SFV behandlar personuppgifter inom ramen för sin verksamhet och bidragsgivning för att främja dessa syften.
Den rättsliga grunden för hur SFV behandlar personuppgifter beror på sammanhanget. Behandlingen kan basera sig på samtycke, på lagstiftning som gäller för föreningar och arbetsgivare, eller på arkivverksamhet eller på avtal.
SFV säljer eller överlåter inte personinformation till utomstående tredje part.
Ifall det trots alla skyddsåtgärdet skulle inträffa en personuppgiftsincident informerar vi dataskyddsmyndigheten och de registrerade om det skedda på det sätt som lagen föreskriver.
Om du har frågor gällande hur dina personuppgifter hanteras av SFV ska du i första hand kontakta kontaktpersonen för verksamheten i fråga. Om du har vidare frågor eller klagomål, kan du kontakta dataskydd@sfv.fi, eller Dataskyddsmyndigheten.
Denna policy kan uppdateras och utvecklas i takt med att SFV:s verksamhet utvecklas. Vänligen återkom regelbundet, så att du har klart för dig hur vi behandlar dina personuppgifter.
Webbanalys, allmänt
SFV följer med webbtrafik, det vill säga helt anomym statistik som gäller besöksantalen på en webbbplats, och vilka sidor som laddas oftare än andra.
I tillägg gör vi på vissa webbdomän som SFV äger och administrerar även webbanalys. För webbanalysen använder vi molnverktyget Piwik Pro. Dessa SFV-domän nämns separat i listan nedan. Vi gör webbanalys för att kunna följa med hur besökarna rör sig på sidorna, och ifall de återkommer inom analysperioden. Vi är inte intresserade av dig som person, och vi anonymiserar din ip-adress. Vi gör analysen enbart för att utveckla våra tjänster och vår allmännyttiga verksamhet. För analysen använder vi så kallade kakor (cookies) som sedan innehåller basinformation om din webbläsare och varifrån du geografiskt kommer. Du godkänner eller avvisar denna analys genom att göra ett val i kakbannern (cookiebanner) första gången du kommer till webbplatsen (eller om du tömt webbläsaren på sparad data). Vi sparar inte analysdatan längre än vad som är nödvändigt för vår analys.
Sammanhang där vi behandlar personuppgifter
sfv.fi
Webbanalys och webbanalys av tredje part
På sfv.fi följer vi med webbtrafiken och gör webbanalys med det molnbaserade verktyget Piwik Pro enligt avsnittet Webbanalys, allmänt ovan. På sidorna kan finnas inbakat material från Youtube. Om du väljer att se på detta material gäller Youtubes egna villkor för dataskydd och personintegritet, på samma sätt som om du skulle se på videon på youtube.com.
Medlemskap
På sfv.fi frågar vi efter personuppgifter om du fyller i en ansökan om att bli medlem i Understödsföreningen för Svenska folkskolans vänner rf. Om din ansökan godkänns, förs dessa personuppgifter in i en medlemsdatabas, som tillhandahålls oss av Webbhuset. Läs Webbhusets personuppgiftspolicy. Webbhuset garanterar att uppgifterna sparas inom EU, och att de är skyddade med adekvata säkerhetsåtgärder, både elektroniska och fysiska.
Om du avsäger dig medlemskapet, raderas din data omedelbart och kan inte återskapas av SFV. Till säkerhetsåtgärderna hör också att det finns en säkerhetskopia. Denna säkerhetskopia roteras, och din data raderas från kopian senast 30 dagar efter att dina uppgifter raderats från den egentliga medlemsdatabasen. Till säkerhetskopian har personalen på SFV inte tillgång.
SFV ger aldrig ut medlemsinformation till utomstående, eller till tredje part. Medlemsdatabasen har en separat registerbeskrivning. Du kan kontrollera dina egna uppgifter genom att kontakta registeransvarige camilla.nordblad@sfv.fi.
Möteslokaler "Hos vännerna”
Via sfv.fi kan finlandssvenska organisationer kostnadsfritt boka och låna våra möteslokaler i Helsingfors, Åbo och Vasa. I bokningssystemet ber vi om de person- och organisationsuppgifter som behövs för att förverkliga utlånandet. Uppgifterna sparas på en server lokaliserad i en skyddad datasal i Finland. Uppgifterna sparas så länge de behövs för att förverkliga tjänsten. Om du kryssar i “Kom ihåg mina kontaktuppgifter” sparar vi en kaka på din enhet.
Arvodesutbetalningar
Om det är aktuellt för dig att erhålla en utbetalning från SFV (till exempel ett arvode, en arbetsersättning eller ett stipendium) önskar vi att du inte skickar känsliga person- och bankuppgifter per e-post, utan via ett säkert formulär där du identifierar dig med stark digital identifiering, och kan ladda upp nödvändiga dokument, som till exempel ett skattekort. Denna tjänst tillhandahålls av Visma Sign. Läs Visma Signs datakydsspolicy (finska).
Hyllnings- och kondoleansadresser
SFV kan förmedla hyllnings- och kondoleansadresser via ett webbformulär på sfv.fi, där vi frågar efter de avsändar- och mottagaruppgifter som behövs för att förverkliga tjänsten. Uppgifterna sparas på SFV:s webbserver, lokaliserad i en skyddad datasal i Finland, så länge som ett enskilt uppdrag kräver för förverkligande och fakturering av tjänsten.
Tävlingar
Om du deltar i en tävling som SFV ordnar fyller du i ett webbformulär där vi frågar efter de personuppgifter som behövs för att förverkliga tävlingen. Uppgifterna sparas i en molntjänst (Wufoo eller Google) som för sin lagring använder skyddade datasalar. Wufoo agerar ur GDPR-synvinkel som personuppgiftsbiträde. Läs Wufoos personuppgiftspolicy (engelska). I de litterära tävlingarna deltar man anonymt med pseudonym, och de riktiga personuppgifterna gällande pristagare och mottagarna av hedersomnämnanden öppnas först då prisjuryn gjort sina val. Uppgifterna hanteras av två utsedda personer på SFV:s kansli. Alla deltagaruppgifterna och tävlingsbidragen förstörs inför nästa tävlingsomgång. Du kan också delta i SFV:s litterära tävlingar genom att skicka in fysiska bidrag per post, utan att använda webbplatsen. Om du får ett pris eller ett hedersomnämnande publiceras ditt riktiga namn i media. Läs mer.
Stipendieansökningar
Om du ansöker om SFV:s vistelse- eller skrivarstipendier fyller du i ett webbformulär med de personuppgifter som behövs för att SFV skall kunna behandla din ansökan. Uppgifterna sparas i en molntjänst (Wufoo) som för sin lagring använder skyddade datasalar. Uppgifterna raderas då urvalsprocessen är färdig, senast före nästa ansökningsomgång. Om du erhåller ett vistelse- eller skrivarstipendium, publiceras ditt namn på SFV:s prisutdelningsfest i april.
SFV:s olika projektevenemang
För att genomföra olika evenemang i samband med projektbaserad verksamhet samlar vi de personuppgifter som behövs för att arrangera evenemangen och genomföra olika tjänster för deltagarna. Personuppgifterna sparas i en molntjänst (Webbhuset, Wufoo, Google forms, Microsoft Sharepoint) där uppgifterna är adekvat skyddade. Uppgifterna sparas endast så länge de behövs för att genomföra tjänsten.
Underdomän:
ansokan.sfv.fi - Bidragsansökningar
Om du vill söka bidrag av SFV via bidragssidan på ansokan.sfv.fi registrerar du dig och/eller din organisation i SFV:s bidragssystem. För att säkra bidragsgivningen ber vi dig logga in och autentisera dig starkt. De nödvändiga uppgifter vi behöver om dig kan du därefter redigera själv efter att du loggat in. Uppgifterna sparas i en molntjänst med lämpliga säkerhetsåtgärder, både elektroniska och fysiska. Ansökningarna och uppgifterna sparas tills vidare, eftersom de har stort kulturhistoriskt värde för forskningen. Registret har en egen dataskyddsbeskrivning. Kontakta registeransvarige viveka.aberg@sfv.fi om du har frågor.
kurser.sfv.fi - Evenemang och kurser
SFV arrangerar både evenemang och kurser, och SFV:s studiecentral förmedlar därutöver statsunderstöd för samarbetskurser som arrangeras tillsammans med andra svenskspråkiga föreningar och organisationer i Finland. Evenemangs- och kursdeltagaruppgifterna sparas på en server lokaliserad i en skyddad datasal i Finland. För SFV:s evenemang och kurser sparas deltagaranmälningarnas personuppgifter så länge de behövs för att förverkliga tjänsterna, och för samarbetskurserna sparas anmälningsuppgifterna så att kursstödet kan utbetalas på lagenligt sätt, och så att kursarrangören kan redovisa för sina kurser. Läs den detaljerade dataskydds- och registerbeskrivningen.
start.sfv.fi
På start.sfv.fi rapporterar vi om innovationstävlingen SFV Start! Personerna i juryn och i de deltagande lagen har med sitt deltagande i innovationstävlingen gett sitt tillstånd till publicering av personuppgifter i tillämpbar utsträckning. På sidorna kan även finnas inbakat material från Youtube. Om du väljer att se på detta material gäller Youtubes egna villkor för dataskydd och personintegritet, på samma sätt som om du skulle se på videon på youtube.com.
bildningskraft.sfv.fi
På Bildningskrafts webbsida rapporterar vi om bildningsprojektets olika program och evenemang, och delar material som artiklar, essäer och videoinspelnigar. På sidorna finns inbakat material från Youtube. Om du väljer att se på detta material gäller Youtubes egna villkor för dataskydd och personintegritet, på samma sätt som om du skulle se på videon på youtube.com.
E-postlistor
Du kan prenumerera på olika nyhetsbrev som SFV administrerar. Vi frågar endast efter de uppgifter som behövs för att kunna skicka ut nyhetsbreven.
SFV upprätthåller följande e-postlistor med hjälp av molntjänsten Mailchimp. Mailchimp agerar ur GDPR-synvinkel som personuppgiftsbiträde. Läs Mailchimps dataskyddspolicy (engelska).
- SFV:s pressutskick
- SFV:s månatliga nyhetsbrev
- Lärorikts nyhetsbrev
- Innovationstävlingen SFV Start!
- Skolnätverket Haru
- Skolnätverket BRAVO!
- Nyhetsbrev till rektorer och skolledare
- Personer som meddelat intresse för nyheter om SFV:s publikationer och litterära tävlingar
Mailchimp lagrar uppgifterna i skyddade datasalar. För alla e-postlistor gäller att mottagarna själva kan uppdatera eller radera sina uppgifter via länkar i utskicken. Man kan också kontakta SFV på redaktion@sfv.fi för att radera eller uppdatera sin prenumeration.
bravoskolor.fi
Skolnätverket BRAVO! sparar uppgifter om de deltagande skolorna och deras kontaktpersoner så länge sagda skolor och personer deltar i nätverkets verksamhet. Uppgifterna sparas i en molntjänst (Google Drive) där uppgifterna är skyddade. Google fungerar ur GDPR-synvinkel som ett persouppgiftsbiträde. Uppgifterna om de kontaktpersoner som registrerat sig i BRAVO!:s materialbank sparas i en databas, som tillhandahålls oss av Webbhuset. Läs Webbhusets personuppgiftspolicy. Webbhuset garanterar att uppgifterna sparas inom EU, och att de är skyddade med adekvata säkerhetsåtgärder, både elektroniska och fysiska. SFV följer med och analyserar webbtrafiken på bravoskolor.fi med molnverktyget Piwik Pro, och enligt principerna i avsnittet Webbanalys, allmänt ovan. På bravo-domänen kan även finnas inbakat material från Youtube. Om du väljer att se på detta material gäller Youtubes egna villkor för dataskydd och personintegritet, på samma sätt som om du skulle se på videon på youtube.com.
haruskolor.fi, harukoulut.fi, haruschoolnetwork.com, material.haruschoolnetwork.com
Skolnätverket Haru sparar uppgifter om de deltagande skolorna och deras kontaktpersoner så länge sagda skolor och personer deltar i nätverkets verksamhet. Uppgifterna sparas i en molntjänst (Google Drive) där uppgifterna är skyddade. Google fungerar ur GDPR-synvinkel som ett persouppgiftsbiträde. Uppgifterna om de kontaktpersoner som registrerat sig i Haru:s materialbank sparas i en databas, som tillhandahålls oss av Webbhuset. Läs Webbhusets personuppgiftspolicy. Webbhuset garanterar att uppgifterna sparas inom EU, och att de är skyddade med adekvata säkerhetsåtgärder, både elektroniska och fysiska. SFV följer med och analyserar webbtrafiken på alla haru-domän, inklusive underdomänet materialbank.haruskolor.com med molnverktyget Piwik Pro, och enligt principerna i avsnittet Webbanalys, allmänt ovan. På haru-domänen kan även finnas inbakat material från Youtube. Om du väljer att se på detta material gäller Youtubes egna villkor för dataskydd och personintegritet, på samma sätt som om du skulle se på videon på youtube.com.
minnesrunor.fi
På minnesrunor.fi samlas finlandssvenska minnesskrifter över finlandssvenskar och personer nära knutna till finlandssvenskheten. Grunden utgör de minnesrunor som sedan 1886 publicerats i årsboken SFV-kalendern. Persondatan på webbplatsen omfattas inte av dataskyddslagstiftning, eftersom det är fråga om avlidna personer. På webbsajten kan man via ett webbformulär gratis beställa en avskrift av en ännu inte digitaliserad runa. Uppgifterna sparas på Webbhusets säkrade server, och endast så länge uppgifterna behövs för att förverkliga tjänsten.
uppslagsverket.fi
Uppslagsverket.fi är nätversionen av Uppslagsverket Finland, som i tryckt form gavs ut av Schildts förlag. SFV följer med och analyserar trafiken med molnverktyget Piwik Pro, och enligt principerna i avsnittet Webbanalys, allmänt ovan.
föreningsresursen.fi, foreningsresursen.fi
På webbplatsen för föreningskunskap har vi ett formulär där användaren kan ställa frågor om föreningslivet i Finland. Vi frågar efter de personuppgifter vi behöver för att kunna besvara frågorna, och sparar uppgifterna så länge de behövs för att förverkliga tjänsten, högst i 30 dagar.
SFV följer med och analyserar webbtrafiken på Föreningsresursen med molnverktyget Piwik Pro, och enligt principerna i avsnittet Webbanalys, allmänt ovan. På sidorna kan även finnas inbakat material från Youtube. Om du väljer att se på detta material gäller Youtubes egna villkor för dataskydd och personintegritet, på samma sätt som om du skulle se på videon på youtube.com.
lärorikt.fi, larorikt.fi
På webbplatsen Lärorikt följer vi med och analyserar webbtrafiken med det molnbaserade verktyget Piwik Pro. Lärorikt har en egen dataskyddsbeskrivning. På sidorna kan även finnas inbakat material från Youtube. Om du väljer att se på detta material gäller Youtubes egna villkor för dataskydd och personintegritet, på samma sätt som om du skulle se på videon på youtube.com.
nyag18.fi
På webbplatsen kan man via ett webbformulär meddela intresse för projektet som handlar om renoveringen av SFV:s fastighet vid Georgsgatan 18. Man kan också beställa ett nyhetsbrev. Personuppgifterna sparas så länge de behövs för att förverkliga tjänsterna. Nyhetsbrevet, där mailchimp.com fungerar som personuppgiftsbiträde, kan man avbeställa själv.
Läs även de allmänna riktlinjerna för SFV:s dataskyddspolicy överst i detta dokument.
Kontaktuppgifter:
Svenska folkskolans vänner rf
FO-nummer: 0200129-3
Annegatan 12 A 24, 4 vån.
00120 Helsingfors
Rikta frågor om dataskyddspolicyn till
dataskydd@sfv.fi