Modul 5: Utvärdering och framsyn

Det är svårt att forma en framtid som vi inte kan föreställa oss eller gestalta. Därför behövs framtidstänkande, även kallad framsyn – ett sätt att skapa alternativa framtider och forma verksamheter. Kunskapsunderlag om nuläget hjälper oss i framsynsarbetet. När vi har tillräckligt med kunskap om vår omvärld kan vi laborera med alternativa framtider.

Utvärdering och prognostisering är nära kopplade med påverkansarbete och framtidsarbete. Genom utvärdering kan man bland annat fundera på om resultat är hållbara och om de kommer att vara till nytta för organisationen om flera år. Resultaten kan också användas vid fastställandet av mål och indikatorer. Ett igenomtänkt framtidsarbete som baserar sig på kunskap kan skapa goda förutsättningar för att organisationen att vara relevant framöver.

Omvärldsanalys genom prognostisering

Prognostisering innebär insamling, analys och bedömning av framtidsrelaterad information. Beslutsfattandet och åtgärderna baserar sig på denna information som siktar mot framtiden. En organisation kan genom omvärldsanalys och prognostisering få information om exempelvis om vart den bör rikta sin verksamhet. Syftet med arbetet är att lyfta fram framtida behov som leder till en vision. Visionen bryts sedan ner i mindre delar genom att sätta upp mål för verksamheten.

Genom att bygga samman prognostisering från en nationell aktör, den berörda målgruppen och närsamhället är det möjligt att få kunskap som är relevant för framtiden.

En utmaning när man planerar prognostisering är att det kan vara utmanande att få information för att bygga en tillräckligt exakt påverkanskedja. Det kan därför vara hjälpsamt att bekanta sig med liknande projekt och deras goda praxis, ta del av erfarenheter och exempelvis använda metoder från tjänstedesign där målgruppen är involverad i utvecklingsprocessen.

Informationskällor

Det finns flera nationella databaser som omfattar statistik, information och prognoser som kan vara relevanta för framtidsarbetet (till exempel Statistikcentralen och Vipunen). En del av datan är regional, vilket hjälper er organisation att rikta verksamheten och kanske jämföra den med utvecklingen inom andra regioner. Genom att ta del av utgångsläget från flera kunskapskällor går det att bygga sig en tillförlitligare bild av samhällsläget och omvärlden.

Dessutom finns det olika modeller som kan utnyttjas i arbetet. Sådana kan man till exempel hitta via Sitra.

Målgruppens delaktighet

Det är viktigt att fundera på hur den insamlade kunskapen framstår och om den är representativ om målgrupper. Ett gott sätt att göra det på är att involvera målgruppen i arbetet och fråga om framtidsutsikterna motsvarar deras tankar och förhoppningar. För att lyckas med demokratiska aspekter, delaktighet och hållbarhetsövergången är det viktigt att allt fler kan ta del av diskussionen som förs om framtiden.

Exempel ungdomsorganisation

Om befolkningsutvecklingen i en kommun är negativ och de unga som bor där planerar att flytta, hur ska då den lokala ungdomsorganisationen utveckla sin verksamhet? Vad kan den lokala ungdomsorganisationen göra för att verksamheten ska vara relevant och intressant? Vilka aktörer ska den samarbeta med?

För att ta reda på detta kan organisationen fråga målgruppen (familjer och unga) samt fundera på vilka andra aktörer de behöver samarbeta med (som kommunen, skolor, idrottsföreningar).

De kan ta del av data från andra områden som kanske har vänt trenden eller har mera kunskap om orsakerna. Organisationen kan dessutom se utanför det normala förvaltningsområdet ( som till exempel kan vara kultursektorn) och rikta blicken mot andra förvaltningsområden som utbildning eller social- och hälsovård.

De kan bekanta sig med trender som styr samhällsutvecklingen (till exempel digitalisering) och försöka hitta material om hur ungdomar under i olika åldrar förhåller sig till det innehåll som de möter och vad de kanske hellre skulle vara intresserade av.

På basen av informationen och analyserna kan organisationen sedan utveckla sin verksamhet för att bättre motsvara de framtida behoven, eller i värsta fall konstatera att organisationen inte kan svara på behoven och som följd upplösa verksamheten.

Framtidsorienterad utvärdering

Utvärdering och påverkan är viktigt att koppla samman med utvärdering och prognostisering. Man talar då om framtidsorienterad eller transformativ utvärdering. Det handlar framför allt om att förutse hållbarheten och varaktigheten av resultaten som organisationen skapar för att avgöra långsiktiga effekter. Perspektivet för att göra framtidsorienterad utvärdering är cirka 3–5 år.

Ofta frågar man i utvärderingen i vilken grad den utvecklade arbetsmodellen svarade på målgruppens behov nu. I framtidsorienterad utvärdering fokuserar man istället på att fundera över hur väl modellen kan möta behoven om fem år, även om till exempel organisationens ekonomiska situation skulle förändras. Framtidsorienterad utvärdering är speciellt viktigt då en organisation vill påverka ett samhälleligt fenomen och vara en del av att skapa påverkan.

Det kan löna sig att lägg till en framtidsorienterad fråga i verksamhetens eller projektets utvärderingsplan. Frågan kan gärna koppla till organisationens strategi på något sätt.

Exempelvis:

• I vilken grad tillgodoser den utvecklade utbildningsmodellen möjligheten att uppnå vårt mål om frivilligarbete om tre år?
• Vilka slags resurser i tid, pengar och kompetens behövs?
• Finns det andra nödvändiga faktorer som måste vara på plats för att det ska vara en fungerande modell om fem år?

Genom att ställa frågor som "vad händer om" och "under vilka förutsättningar" är det lättare att konkretisera vilka resultat som finns att uppnå på lång sikt.

Arbeta tillsammans kring prognostisering

• Samla information om möjliga framtider.
• Organisera en workshop.
• Diskutera.
• Analysera tillsammans

Exempel på frågor: Vad är möjligt? Vad vill vi? Det finns olika verktyg och modeller som kan utnyttjas i arbetet.

I videon berättar Henrika Nordin om framsynsarbete. Tid ca 10 min.

Reflektionsfrågor

• (Reflektera över utvecklingen av er förenings medlemsantal. Hur ser det ut? Fundera på vad som behöver hända om medlemsantalet fortsätter att öka eller minska, för att ni ska kunna nå era mål om fem år.)
• Har ni funderat på verksamhetens hållbarhet? Till exempel, kommer ni att genomföra främst sådana projekt vars resultat ni kan dra nytta av även efter att de är avslutade? Hur säkerställer ni hållbarheten t.ex. social hållbarhet?
• Planeras utvärderingarna hos utifrån ett framtidsperspektiv? Vilka frågor skulle kunna inkludera ett framtidsperspektiv och i vilket sammanhang?
• Hur kunde ni utnyttja scenario metoden i ert arbete?